Você, empresário, já permitiu o início de um novo empregado para, depois fazer o exame admissional? Já retroagiu aviso de férias ou aviso prévio para dispensa de empregado?

Pois bem, esta realidade tão costumeira, está com os “dias contados”, pois com as novas exigências do Governo, as consequências poderão ser “pesadas multas”.

Imagine, o patrimônio da sua empresa, adquirido muitas vezes, após anos de trabalho em jornadas extensas e muita dedicação, ser objeto de uma penhora para garantir o pagamento das, frise-se, “pesadas multas” da legislação trabalhista e previdenciária.

Saiba que isto poderá ocorrer com maior frequência e facilidade após a implantação do e-SOCIAL, vez que o fisco terá acesso rápido e fácil, quase que em tempo real, de todas as movimentações do seu negócio, como se fosse um verdadeiro “big brother”.

Mas o que é o eSocial? O eSocial  é um “banco de dados”  do Governo, alimentado por todos  os empregadores, com as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de forma unificada, com acesso Caixa-FGTS, Ministério do Trabalho, Previdência Social, Receita Federal e Justiça do Trabalho, portanto, sem sombra de dúvidas, uma eficiente maquina fiscalizatória.

Tornou-se obrigatório no início de 2018 para empresas de grande porte, e, recentemente, em outubro houve a divulgação de novo cronograma, que permitirá as MPE a iniciar a primeira fase em janeiro de 2019, o que anteriormente estava previsto para julho de 2018.  

O eSocial  tem por objetivo facilitar o acesso do trabalhador as suas informações em uma única plataforma, para o governo facilitar a fiscalização, bem como aumentar a arrecadação, e, para os empregadores melhorar  os processos eliminando o envio de diversas obrigações acessórias, tais como GFIP, CAGED, RAIS, DIRF, etc. No entanto, até o momento, para os empregadores é só mais uma obrigação, até que cada órgão de publicidade da substituição de suas obrigações de acordo com a oportunidade e conveniência administrativa.

Assim, é preciso mudar a cultura, buscando-se um entendimento das novas obrigações, para melhor planejar e organizar os processos internos das empresas.

O ponto positivo, é que esta organização influencia positivamente na eficiência da gestão e resultado econômico e financeiro do negócio.

Então, o ideal é que as mudanças possam vir para melhorar a gestão e, por consequência, atender ao fisco, mas por uma ou outra razão, é urgente e importante adaptar-se à nova realidade.

Como dito anteriormente, é importante e urgente, adequar-se ao eSocial, revisando processos e definindo plano de ações, agilizando a comunicação de forma assertiva entre setores da empresa e, entre esta e o escritório contábil, quando for o caso.

E, o que fazer?  São várias ações. Vamos compartilhar três, dentre as várias boas práticas importantes, para atender o e-social e evitar penalidades:

  1.  Processo de Admissão e demissão de empregados: As contratações serão informadas no eSocial ANTES da Admissão! Portanto, antes da contratação, já deverá fazer a qualificação cadastral, com a apresentação de toda documentação, inclusive exame médico admissional, com dois dias de antecedência do registro.
  2. Informações de pagamentos das férias: As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, e, pagas com dois dias antes do início do gozo, conforme consta na CLT.

Considerando que no eSocial, a informação é na data da ocorrência, impõe fazer uma escala previa, para evitar que a autuação pela ausência de informação no prozo correto.

  1. Emendar férias com afastamento superior a trinta dias (impossibilidade): Sabemos que é costume, conceder as férias na sequência de um afastamento, exemplo clássico, é a concessão das férias “emendando” com a licença maternidade, diga-se de passagem, na maioria dos casos a pedido da própria colaboradora (Mãe), o que não será possível.

Vamos entender!

Os empregados afastados por parto ou doença a partir de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item 7.4.3.3).

As férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, de modo que estas (as férias) só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento. Vejamos: Como informar o pagamento das férias com dois dias de antecedência, se o empregado estava afastado?

Ressaltamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no eSocial.

Lembramos que organizar os processos e priorizar estas ações, permitirá você uma melhor gestão do negócio, bem como evitar passivos trabalhistas e, ainda, como dito no início, evitar as pesadas autuações ou penalidades que pode ser de R$ 23.313,00. Base Legal: Artigo 283, inciso II, alínea “b”, do Regulamento da Previdência Social, alterado pela Portaria MF n° 015/2018.

Para finalizar, convido você a refletir sobre a importância do planejamento e organização, a luz do Livro dos Livro: “Qual de vocês, se quiser construir uma torre, primeiro não se assenta e calcula o preço, para ver se tem dinheiro suficiente para completá-la? Pois, se lançar o alicerce e não for capaz de terminá-la, todos os que a virem rirão dele, dizendo: ‘Este homem começou a construir e não foi capaz de terminar”’.  Lucas 14:28-30

Pois bem! O eSocial está apenas começando. Que tal planejar e organizar! Conte conosco!